شعبة الخريجين والتصديقات
Share |

 

المهام والواجبات :

متابعة تطبيق التعليمات والضوابط وتوجيهات الوزارة ورئاسة الجامعة في مجال شؤون الخريجين .

تنفيذ الاوامر والتوجيهات الصادرة من الوزارة والجامعة في ما يتعلق بالخريجين والتصديقات.

إصدار أوامر الجامعية الخاصة بخريجي كليات الجامعة في ضوء  بطاقات الدرجات وقوائم تسلسلات الطلبة الخريجين الصادرة من الكليات .

*اصدار الاوامر الجامعية لتصويب الاسماء والمعدلات التي تحدث نتيجة اخطاء غير متعمدة في الاغلب تكون سهوا " .

* اضافة اسماء الخريجين الذين لم يتم اضافتهم في الاوامر الجامعية الاصلية .

تصديق الوثائق والجداريات الخاصة بخريجين كليات الجامعة من قبل المخولين فقط في قسم شؤون الطلبة والتسجيل في جامعتنا.

تصديق الوثائق والجداريات الخاصة بخريجين كليات الجامعة في وزارة الخارجية عن طريق المعتمد في القسم .

تزويد وزارة الصحة سنويا بنسح من الاوامر الجامعية الخاصة بخريجي المجموعة الطبية .

اعداد المقترحات في مجال تصميم الشهادات والوثائق الجامعية .

تنفيذ التوثيق الدولي الالكتروني الموحد لخريجي طلبة جامعتنا ضمن الاتفاقية مع مؤسسة المعايير الدولية(ISCN) وموقعها الرئيس في الولايات المتحدة الاميركية/ نيويورك., .

ارسال قوائم اسماء خريجي كليات الجامعة الى الموقع الالكتروني للجامعة الواردة من الكليات لغرض نشرها .

متابعة المقترحات في مجال تصميم الشهادات والوثائق والجداريات الجامعية .

وتتكون شعبة الخريجين والتصديقات مت ثلاث وحدات :

1-      وحدة تصديق الوثائق والجداريات

2-      وحدة اصدار الاوامر الجامعية للخريجين :

 

     1-  وحدة تصديق الوثائق والجداريات:

آلية استحصال وثيقة التخرج وتصديقها :

لمنح الطالب وثيقة التخرج سواء كانت جدارية او وثيقة بالدرجات او بدون درجات وباللغتين العربية والانكليزية يجب اتباع الخطوات الآتية:

1-      يقوم الخريج  بمراجعة شعبة التسجيل في الكلية التي تخرج منها.

2-      يتم بعد ذلك ملء استمارة خاصة بالخريجين معززا ذلك بالمستمسكات الثبوتية من( نسخة مصورة من هوية الاحوال المدنية+ نسخة مصورة من جواز السفر+ صور شخصية عدد (2) لكل نسخة

3-      يتم مراجعة قسم الحسابات في الكلية لتسديد المبالغ المترتبة على اصدار الوثيقة(وصل ايرادات)

4-      يتم بعد ذلك تسليم الاستمارة مع وصل الايرادات الى وحدة الوثائق في الكلية .

5-      بعد استلام الخريج الوثيقة من الكلية يتم مراجعة قسم الشؤون المالية في رئاسة الجامعة لتسديد اجور مصادقة رئاسة الجامعة والتوثيق الدولي.

6-      بعد الانتهاء من تسديد المبالغ يقوم الخريج بالذهاب الى رئاسة الجامعة / قسم شؤون الطلبة والتسجيل مستصحبا معه الوثائق ووصولات المبالغ المستحصلة من الكلية ورئاسة الجامعة بكتاب رسمي من الكلية المعنية وتسلم الى شعبة الخريجين والتصديقات ويتم تدقيق الوثائق حسب قاعدة البيانات الموجودة  في القسم ومطابقتها مع بطاقة الدرجات العائدة للخريج وبعد التأكد من صحة المعلومات المثبتة  في الوثيقة يتم المصادقة عليها، ومن ثم يقوم الخريج بمليء استمارة خاصة بالتوثيق الدولي(ISCN SYSTEM) وتتضمن اسم الخريج باللغة العربية والانكليزية ونسخة مصورة من هوية الاحوال المدنية و نسخة مصورة من جواز السفر و الايميل الالكتروني ورقم الهاتف وصورة شخصية عدد(1).

7-       وبعد مصادقة رئاسة الجامعة يمكن للخريج تصديق الوثائق من وزارة الخارجية عن طريق المخول المعتمد في قسم شؤون الطلبة والتسجيل او مباشرتا عن طريق الخريج نفسه.

8-       المخطط ادناه يوضح استخراج الوثيقة:

 

3-      وحدة اصدار الاوامر الجامعية للخريجين :

 ضوابط إصدار أوامر تسلسل الخريجين:

1- تعد شعبة التسجيل في الكلية قوائم بأسماء الطلبة بعد التحقق من استكمالهم جميع متطلبات التخرج )النجاح بمواد المنهج ولجميع الصفوف، استكمال التدريب الصيفي، تدقيق وثيقة الد ا رسة الإعدادية،....) وعرض ذلك على مجلس الكلية للمصادقة.

2- اصدار أمر إداري باستكمال الطلبة متطلبات التخرج، على أن يشتمل الأمر على )رقم وتاريخ جلسة مجلس الكلية، والسنة الدراسية، ونوع الدراسة، والدور، وتوصيف الشهادة الممنوحة، وتاريخ التخرج، وعدد الخريجين(، ويرسل إلى الجامعة رفقة كتاب طلب إصدار أمر جامعي، على أن يتضمن الطلب الفقرات التالية:

أ- التأكيد على استكمال اجراءات التحقق من صحة صدور الوثائق التي تم بموجبها قبول الطلبة أو انتقالهم )وثائق الدراسة الإعدادية، وثائق المعهد، الشهادات المعادلة من خارج العراق، كشوف الدرجات من خارج العراق، بطاقة الدرجات للطلبة المنقولين داخل العراق ( وتؤشر الحالات التي لم تستكمل الإجراءات لغاية اعداد القوائم.

ب- الأسماء متطابقة مع قوائم القبول الرسمية المرسلة من الجامعة إلى الكلية في سنة القبول.

ج- قوائم الأسماء تبدأ بالتسلسل)-الاسم( وتنتهي بالتسلسل )-الاسم( لكل قسم أو على مستوى الكلية في حال عدم وجود أقسام.

د- يتضمن رأس القائمة اسم الكلية والقسم )إن وجد(، ونوع الدراسة )صباحي أو مسائي(، وسنة التخرج، واسم الدورة، وتشتمل على الحقول التالية التسلسل، والاسم الرباعي، والجنسية، والجنس، والدور، والمعدل.

ه- تختم القوائم بختم التسجيل وتوقع من قبل السادة عميد الكلية ومعاون العميد ومدير التسجيل.

و- ترسل البيانات على قرص CD وبصيغتي EXCEL و PDF إضافة إلى القوائم الورقية.

ز- ترسل القوائم إلى الجامعة خلال فترة لا تزيد عن ثلاث أسابيع بعد الامتحانات النهائية.

3- دمج تسلسل الخريجين بحيث يكون تسلسل الطالب المتخرج محسوبا في ضوء المجموع الكلي لعدد الخريجين للدورين الأول والثاني ويتم اتخاذ الإج ا رءات الآتية:

ا-إصدار أمر جامعي لخريجي الدور الأول يتضمن اسم الطالب ومعدله وتسلسله في الدور الأول.

ب-إصدار أمر جامعي لخريجي الدور الثاني متضمنا لاسم الطالب ومعدله فقط.

ج-إصدار أمر إداري موحد من الكلية لخريجي الدور الأول والثاني كافة يحتوي اسم الطالب ومعدله وتسلسله والدور الذي تخرج منه لاعتماده بشكل نهائي فيما يخص تسلسل الخريجين للسنة الدراسية.

.4  تزويد خريجي الدور الأول الراغبين بالتعيين بوثائق تخرج بالدرجات )بدون تسلسل(، اما الخريجون الذين يرغبون بإكمال دراستهم العليا فيزودون إضافة إلى الوثيقة بكتاب تأييد صادر من الكلية موضحا فيه تسلسل خريجي الدور الأول ولا يعد نهائيا إلا بعد اعتماد نتائج الدور الثاني.

 
عدد المشاهدات : 59